La pandémie que nous vivons actuellement a entraîné de profonds changements dans l’organisation du travail de nos managers et dirigeants. Mais si nos dirigeants ont dû faire preuve d’agilité en modifiant leur façon d’animer les réunions et autres CODIRs, qu’en est-il de leurs assistants ?

 

Les assistants de direction, dont l’agilité est une des premières compétences recherchées, se sont également adaptés en urgence. Il a d’abord fallu réorganiser les agendas complexes au pied levé, annuler les nombreux voyages et les transformer en réunions digitales, comprendre les nouvelles priorités et clarifier les contraintes des uns et des autres, qu’elles soient liées à l’entreprise ou à la vie privée (une pensée particulière pour toutes les forces vives qui se sont transformées en instit tous les matins !)
Il a ainsi été fondamental pour les Assistants d’accroître leurs connaissances digitales pour aider les managers à passer le cap des premières réunions digitalisées sans trop de problèmes techniques… Nos assistants se sont donc formés sur le tas à Zoom, Teams, Google Meet, et autres Bluejean et Livestorm … pour tester les liens et la connexion, vérifier la sécurité des réunions à distance, juger de la compatibilité des outils, paramétrer les spécificités d’accès à la réunion (salle d’attente, partage d’écran possible pour certains participants, …)

Cette crise va très certainement durablement affecter le quotidien des salariés : le télétravail va se généraliser et s’accentuer dans les entreprises qui l’avaient déjà mis en place, les voyages vont certainement être moins nombreux, et le binôme Manager/Assistant(e) fonctionnera de plus en plus (et espérons-le de mieux en mieux) à distance !
Fini le temps des points en face à face tous les matins et la modification des agendas papier coordonnés (si si, ça existait encore !)
La digitalisation exigera encore plus d’efficacité et risque d’accentuer des échanges uniquement transactionnels ‘Demandes-Réponses’ sans émotion ni humanité.

Alors comment trouver du sens dans cette nouvelle organisation du travail ? Comment continuer à s’impliquer tant dans la relation avec son patron que dans le contenu ?

Les assistants pourront à mon sens tirer leur épingle du jeu s’ils arrivent à relever un double défi  relationnel et communicationnel : ils devront continuer à anticiper les besoins pour y répondre en un temps record, faire preuve d’encore plus d’assertivité pour obtenir les réponses leur permettant d’avancer dans leur travail, négocier des délais ou challenger des demandes irréalistes, et enfin gérer leurs frustrations sans pouvoir provoquer une conversation en face à face rapidement…

Pour ce faire, il est fondamental que tout assistant de direction se connaisse bien pour comprendre ses propres réactions et comportements, bien gérer ses émotions et même les utiliser en les réinjectant à bon escient et au bon moment… Investir du temps pour travailler à construire ou consolider la relation avec son ou ses managers est impératif dans un partenariat à distance, afin de trouver les mots qui font mouche dans un temps d’échange informel réduit, continuer de travailler l’empathie pour comprendre (voire prévoir) leurs comportements, anticiper leurs besoins… Enfin, ils devront décrypter les processus relationnels présents dans tout partenariat pour éviter les jeux psychologiques, ainsi qu’apprendre à dire non et à donner du feedback constructif.

Petit exercice de feedback constructif : le DESC, issu de la Communication Non-Violente (Marshall Rosenberg)

Décrire	de manière concrète (faits vs interprétation) la situation ou le comportement qui m’a posé problème.
Evaluer	exprimer ses sentiments, ses émotions, l’impact que le comportement ou la situation a sur nous. (éviter le TU qui tue).
Suggérer	indiquer ce que l’on souhaite voir modifier, expliquer nos besoins, exprimer l’attente envers l’interlocuteur. Faire une demande claire.
Conclure	vérifier avec la personne comment elle comprend la demande, quel est son propre sentiment. Demander un engagement à changer de comportement. Conclure ensemble sur la relation et son avenir.

Exemple concret :

D	Je constate que c’est la 3ème fois que tu me demandes de décaler le RDV avec Mme Michoux. Ton agenda était libre mardi dernier lorsque j’ai fixé ce RDV mais je n’avais visiblement pas l’information sur ta contrainte personnelle.
E	Je ne me sens pas à l’aise de décaler à nouveau ce RDV par respect pour Mme Michoux.
S	J’ai besoin que cette fois-ci tu l’appelles toi-même pour le lui expliquer. Par ailleurs, je suggère que tu indiques systématiquement dans ton agenda toute contrainte personnelle, même sans en spécifier le sujet si cela est plus confortable pour toi.
C	Est-ce que ce serait possible pour toi ? Est-ce que je peux compter sur toi ?

Vous aimez cette manière de donner du feedback ? A vous de jouer !