Quelles sont les missions d’un(e) Personal Assistant ?

« Personal Assistant », ou « PA », voici un titre qui intrigue, nimbé de mystère, plus secret que secret, et qui suscite souvent l’envie, et parfois une envie qui n’a pas envie… Avant de nous lancer dans une analyse des motivations de ceux qui s’y intéressent, ou qui, piqués, ne peuvent plus s’en passer, répondons à cette question essentielle : que fait un ou une PA ? Quelles responsabilités tissent cette fonction aux ramifications étendues ?

Un peu de contexte d’abord : le ou la PA est, comme son nom l’indique bien, rattaché(e) à LA personne, donc à un seul manager. En France, généralement, le titre de Personal Assistant est dévolu à ceux et celles qui gèrent l’assistanat privé du Dirigeant / VIP, et ne sont donc pas centrés sur le business que celui-ci anime (l’Executive Assistant s’en charge) mais sur ses activités personnelles et patrimoniales.

La fiche de poste de la (ou du) PA varie donc selon le portefeuille d’activités et de biens du dirigeant, ses engagements et ses passions, sa famille et ses habitudes. L’un peut être passionné de courses automobiles, l’autre propriétaire d’un haras ou philanthrope engagé, président de multiples clubs, propriétaire foncier, fervent acheteur d’art, misanthrope ou connu pour ses multiples réceptions, sous les radars ou sur le tapis rouge …

Être PA est donc gage d’un quotidien imprévisible et varié ; c’est un métier complexe et complet, souvent riche en responsabilités et aléas, qui demande une agilité mentale et une disponibilité de tous les instants. Il nous est donc impossible de vous le décrire exhaustivement !

Toutes et tous vous le diront, pas de 35h lorsqu’on est Personal Assistant, ou il faut essayer de les faire entrer sur une journée…

Parmi les tâches récurrentes, on peut citer, en gardant en tête que tout doit être conçu sur mesure :

• L’organisation de voyages internationaux, de vacances haut de gamme pour le Dirigeant, sa famille et son cercle proche
• Le suivi administratif et financier de ses dossiers personnels (santé, investissements, administration…)
• La coordination des relations avec les fiscalistes, les banques, les avocats
• La gestion des biens immobiliers et des propriétés (suivi des travaux, des budgets, relai de la communication avec les prestataires)
• La gestion du personnel de maison, du chauffeur, du jet éventuellement (planning, administration du personnel, préparation des éléments de salaire, entrée/ sortie)
• L’organisation d’évènements privés (dîners, soirées, mais aussi mariages, enterrements, …)
• Des courses/achats spécifiques
• Veille sur le marché de l’art, les ventes aux enchères, etc…

Et tout cela avec des petits challenges qui viennent égayer votre quotidien :

• Obtenir des entrées premium pour le dernier concert de Madonna (demain)
• Trouver le Birkin réputé introuvable sur le marché
• Réserver une table étoilée la veille
• Et les petits plus, comme éventuellement, s’ils sont en âge, inscrire les enfants dans les écoles internationales, trouver le bon boot camp pour l’été, planifier les rendez-vous de médecin, parfois d’esthéticienne, sans oublier le toilettage de l’animal de compagnie, …

Il faut donc être bien armé(e) pour tenir ce type de poste et faire face aux multiples imprévus qui jalonnent vos journées. Toutes les compétences sont les bienvenues pour exercer la fonction.

Quelles sont les hard skills et soft skills d’un(e) Personal Assistant ?

Les « hards skills » attendus sont multiples (être à l’aise avec les chiffres et la gestion budgétaire en est un) mais ce qui va compter par-dessus tout, ce sont les « soft skills » donc le savoir-être.

La loyauté, le sens absolu de la confidentialité (rien, absolument rien de sa vie ne doit filtrer), la probité, un excellent sens relationnel vous permettant de vous adapter à tout interlocuteur et toute situation, avec humilité et efficacité. Car la discrétion est clé de toutes les vertus ici : vous êtes le passe-muraille, et vous devez incarner le reflet discret de votre manager.

Une bonne gestion de la pression, la capacité à s’organiser parfaitement et avec anticipation sont aussi des atouts majeurs. Il est nécessaire d’être inventif, et débrouillard pour trouver des solutions rapidement, et s’appuyer peut-être sur un réseau de contacts fiables.

Le sens du détail, de l’esthétique, et la juste posture feront la différence, car ces postes  – bien que dans les coulisses  – sont exposés aux hautes sphères sociales.

Les compétences sont toujours celles précieuses de ces métiers de support : sens de l’organisation, maitrise des outils bureautiques (Pack Office a minima + des outils qui vous rendent plus efficace), des langues et cultures étrangères (anglais indispensable), et la certitude de se sentir comblé(e) par un poste où le sens du service est exalté mais la reconnaissance pas toujours exprimée …

Enfin, attention, mieux vaut être préparé(e) à ne pas beaucoup déconnecter. Votre manager aura besoin de vous le soir et le week-end, parfois aussi pendant vos vacances et, cela fait souvent partie du « deal ».

Comment devenir Personal Assistant ? Quelle formation ?

Il n’existe pas de formation à l’assistanat personnel, ni de parcours tracé. Il faut donc savoir saisir sa chance et parfois, la provoquer !

Si la voie la plus empruntée est celle de l’assistanat de haut niveau en entreprise, qui inclue souvent une part d’assistanat personnel auquel le candidat pourra se raccrocher pour rassurer sur sa capacité à faire, les chemins d’accès sont multiples. Tout part de la confiance, alors, de bonnes références, la possibilité d’être recommandé(e) de votre précédent employeur ou de votre réseau, seront des raccourcis efficaces. Ces postes sont d’ailleurs souvent pourvus par bouche à oreille, ou par le biais de cabinets de recrutement.

Quelle est la rémunération d’un(e) Personal Assistant ?

Compte tenu des qualités d’adaptation, d’agilité, et de disponibilité requise, les rémunérations proposées sont attractives.

En effet les PA ont souvent des salaires qui excèdent 70, 80 voire 100K€.

Mais comme certains PA nous l’ont fait remarquer : pensez à le rapporter aussi à votre quota horaire ! 😉

La porte d’entrée est étroite et les responsabilités augmentent une fois la confiance éprouvée puis approuvée.