Talents Unis, expert du recrutement d'assistant(e)s de Direction, Office Managers et profils RH, recherche pour son client, petite structure en croissance qui accompagne les dirigeants d'entreprise dans l'amélioration de leur stratégie orale, un(e) tout(e) premier(e) Office Manager.

Ce rôle sera celui d'un chef d'orchestre des lieux de vie, harmonisant la partition entre l'équipe, les partenaires et experts, et les chefs d'entreprise en formation dans une « bulle d'air » hors de leur quotidien effréné.

Ainsi, vous veillerez à la bonne tenue des locaux - qui ne manqueront de rien – aux commandes, à l'accueil chaleureux et subtil des visiteurs les amenant peu à peu à s'extraire du quotidien pour entrer dans l'univers de leur formation plus efficacement.

Vous tenez le planning des formations, que vous communiquez à l'équipe, veillez au timing de celles-ci ; conjointement avec la responsable formation, vous préparez les salles de formation en veillant au moindre détail pour éviter qu'un grain de sable n'enraye la subtile machine de mise en situation.

Vous répondez aux appels entrants, orientez ou renseignez (et convainquez !) vos interlocuteurs des bienfaits des stages proposés. Vous serez également en charge du suivi du processus administratif des formations de la formalisation du contrat jusqu'au paiement : envoi des contrats et devis aux clients, obtention des bons de commandes, envoie des factures, puis contrôle des paiements et relances si nécessaire. Vous validez également les factures fournisseurs avant de les passer en paiement.

Enfin, vous participerez activement à la vie de l'équipe, organiserez les évènements internes et petits plus qui ajoutent au plaisir de partager un quotidien professionnel. Vous contribuerez également au développement de la notoriété de l'entreprise, dont vous deviendrez l'un(e) des ardent(e)s représentant(e)s auprès des clients, des prospects et de tous ceux qui pourraient, à terme, trouver un intérêt à bénéficier des conseils de vos experts. Vous serez, bien sûr, vous-même formé(e) aux stratégies et outils de votre entreprise.

Pour convaincre à ce poste il faut de grandes qualités relationnelles, une rigueur irréprochable, et un naturel souci du détail.

Diplômé(e) d'études supérieures, vous pouvez vous prévaloir d'une expérience probante dans le soutien administratif à des dirigeants de haut niveau. Vous connaissez leur exigence, savez adapter votre discours aux circonstances, déceler l'état d'esprit de votre interlocuteur et devancer ses besoins. D'un naturel positif, curieux, enthousiaste, votre discrétion est aussi une seconde peau.

Vous êtes absolument rigoureux dans la gestion administrative : courriers, factures, relances, classement, ne doivent rien au hasard. Vous avez des facilités rédactionnelles et une orthographe irréprochable. Vous maitrisez le pack Office et pouvez apporter votre « plus » à une organisation en croissance, qui se structure et est toujours preneuse de suggestions susceptibles d'améliorer la performance ou le confort d'exécution.

Vous aimez travailler en équipe, et trouvez votre joie dans la vie quotidienne d'un bureau soudé.

Particularité du poste : les formations débutant à 8h, il serait idéal que l'office manager débute tôt également afin de s'assurer de la bonne préparation des salles, et de l'accueil des participants. Les horaires sont ainsi légèrement décalés (à partir de 7h30) et la proximité géographique aura une importance d'autant moins négligeable.

Merci de nous transmettre votre candidature sans tarder ou de vous manifester auprès de votre consultante.

Offre d'emploi déjà pourvue.