Nous recherchons pour une société de production audiovisuelle, un(e) Assistante de direction / Office Manager - anglais courant à bilingue.

Au sein de cette structure à taille humaine et à l'esprit start up, vous intervenez en support auprès dirigeant et de son équipe (3 personnes) dans un contexte international, extrêmement mouvant et dynamique. Votre mission 1^ère sera de le décharger afin de faciliter son quotidien : gestion de sa boite mails avec proactivité, (nécessitant notamment un vrai rôle d'alerte sur les urgences et des propositions d'action), organisation de ses déplacements à l'étranger, préparation de ses réunions, etc…. Agissant en mode collaboratif, vous participerez à certaines réunions, rédigerez des comptes rendus, vous permettant ainsi de suivre les actions, et de mettre en place des process.

La production audiovisuelle fonctionnant en mode « projet », vous travaillerez au plus proche des 2 PMO afin de les aider à constituer les équipes, et vous assurerez les démarches administratives et le suivi des intermittents recrutés. Vous aurez toujours un œil sur le planning et vous déclinerez les actions organisationnelles afin de permettre la bonne réalisation des prestations (coordination du calendrier, déplacements de A à Z, rédaction des lettres d'invitation, suivi des notes de frais, etc…), tout en gardant la « tête froide » pour faire face à tous les imprévus propres à ce secteur.

En parallèle, vous assurerez l'interface avec les fournisseurs, négocierez des partenariats et les tarifs avec des prestataires, en France comme à l'international, et vous ferez le lien avec le cabinet comptable afin de lui transmettre les différents documents, de manière hebdomadaire.

Naturellement attentif/-ve aux détails, vous suivrez les dépenses relatives au budget de fonctionnement, et vous serez à terme également la personne référente en administration du personnel, avec le soutien du cabinet extérieur.

Ce poste s'inscrivant dans le cadre d'une création, il ne tiendra qu'à vous d'en faire évoluer le périmètre, une fois la confiance indispensable installée. Vous serez formé(e) et accompagné(e) lors de votre intégration par les membres de l'équipe ainsi que le dirigeant, homme débordé, à la personnalité très accessible et néanmoins carré.

Vous possédez une 1ère expérience similaire : fonction support (assistanat polyvalent ou office management), au sein d'une petite structure, ce qui vous a permis de développer des compétences transversales. Votre goût pour cette polyvalence allié à votre efficacité, votre autonomie ainsi que votre capacité à être force de proposition seront vos atouts pour vous intégrer rapidement, et réussir dans cette fonction qui requiert rigueur et sens de l'organisation !

Sans forcément être geek, si le monde du digital et de l'innovation vous attire, envoyez-nous votre candidature. Une très bonne maitrise des outils informatiques est indispensable. Environnement MAC.

Offre d'emploi déjà pourvue.